Συμβουλές για Μαζική Αποστολή email - Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας

Συμβουλές για Μαζική Αποστολή
email - Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας
με Πολλαπλές Διευθύνσεις Χωρίς να Θίγεται Κανένας

Γιατί να χρησιμοποιείται το BCC στα email - ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μου;
Για λόγους ασφάλειας και μυστικότητας των διευθύνσεων
Καταπολέμηση ενοχλητικών email - SPAM
Ιούς από και προς τους παραλήπτες
Είναι η σωστή επαγγελματική συμπεριφορά

Η διεύθυνση του email είναι σαν ένας αριθμός τηλεφώνου. Δεν θα θέλετε να δώσετε το τηλέφωνό σας σε αγνώστους, ούτε να ξέρουν το email σας και το ονοματεπώνυμο σας αν δεν υπάρχει λόγος.

Τα βασικά πεδία μίας φόρμας αποστολής email είναι:
Προς    (To) για την
CC       (Κοινοποίηση) σημαίνει Carbon Copy στα Αγγλικά
BCC     (Κρυφή Κοινοποίηση) σημαίνει Blind Carbon Copy στα Αγγλικά
Θέμα   (Subject) μια απλή σύνοψη του περιεχομένου
Σώμα   (Body) εκεί που γράφουμε το κείμενο μας

Όλοι οι παραλήπτες βλέπουν τα ονόματα και τις διευθύνσεις που συμπληρώνετε στα πεδία Προς και CC.


Τι είναι το BCC;
Το χαρακτηριστικό BCC είναι απαραίτητο όταν θέλετε να στείλετε ένα email σε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διατηρώντας παράλληλα και την μυστικότητα της ιδιοκτησίας. Οι άλλοι δικαιούχοι δεν μπορούν να δουν τις διευθύνσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των άλλων παραληπτών.
Οι διευθύνσεις που προστίθενται στο πεδίο BCC (κρυφή κοινοποίηση) παραμένουν κρυφοί για τους υπόλοιπους παραλήπτες.
Οι παραλήπτες δεν θα ξέρουν ότι το email σας πηγαίνει και σε άλλους παραλήπτες, αλλά επίσης δεν ξέρουν σε πόσους και σε ποίους.

Πως χρησιμοποιείται το BCC όταν θέλουμε να στείλουμε email;
Ανεξάρτητα από οποιοδήποτε πρόγραμμα, είναι πολύ απλό όπως στέλνετε email τώρα.

Καλό είναι να δημιουργήσετε μια νέα διεύθυνση με το όνομα όπως:
«Email κρυμμένα» από το όνομα σας ή την επιχείρηση σας ή στα Αγγλικά
«List suppressed» by το όνομα σας ή την επιχείρηση σας
με τη δική σας διεύθυνση email - ηλεκτρονικής αλληλογραφίας
αλλιώς θα συμπληρώνετε την δική σας διεύθυνση email στο ΤΟ ή ΠΡΟΣ

Όπως δημιουργείται το email σας, πατήστε την ένδειξη ΤΟ ή ΠΡΟΣ
Θα δείτε και δύο άλλες επιλογές εν σειρά:
CC    (Κοινοποίηση)
BCC  (Κρυφή Κοινοποίηση)

Στο πεδίο BCC προστίθενται οι διευθύνσεις που είτε είναι στον Κατάλογο Διευθύνσεων μας είτε τις γράφουμε.

Συμπληρώνουμε το θέμα και το Σώμα με το κείμενο που θέλουμε και στο τέλος, το στέλνουμε.

Απλά!

Εικονικό Παράδειγμα Για Την Χρήση Του BCC
Στο παράδειγμα εδώ, η πρώτη φάση είναι η δημιουργία της αλληλογραφίας – email.



Από την στιγμή που κάνουμε κλικ απάνω στο TO ή CC θα βλέπουμε να ανοίξει ένα άλλο παράθυρο που δείχνει τρεις θέσεις.

Συμπληρώσετε το πεδίο ΤΟ ή ΠΡΟΣ:
Με το δικό σας email, ή όπως περιγράψαμε την «νέα διεύθυνση» επάνω.

Συμπληρώσετε το πεδίο BCC, είτε πατώντας κάθε παραλήπτη από το κατάλογο σας είτε με την χρήση αντιγραφή / παρεμβολή – copy / paste από αλλού.
Μπορείτε επίσης πατώντας παραπάνω από μία διεύθυνση από το κατάλογο και πατώντας το πλήκτρο CTRL όπως κατεβαίνετε την λίστα να διαλέξετε τα ονόματα και μετά πατήστε το BCC.

Ένα παράδειγμα για να δείξει που είναι το BCC στο web mail της Google Gmail.




Πώς φαίνεται η αλληλογραφία όταν το στέλνουμε με αυτό το τρόπο;
Αυτοί που λαμβάνουν το μήνυμα θα βλέπουν στο πεδίο ΑΠΟ (From):
«Email κρυμμένα» από το όνομα σας ή την επιχείρηση σας όπως περιγράψαμε την νέα διεύθυνση πιο πάνω ή «undisclosed-recipients» αντί τα ονόματα των παραληπτών μας.


Θέλετε να το βεβαιώσετε;  Κάντε μια δόκιμη!
Κάντε όπως περιγράφεται επάνω και:
στα πεδία ΤΟ ή ΠΡΟΣ: και / ή CC: και στο πεδίο BCC
συμπληρώσετε μόνο την δική σας διεύθυνση, θέμα και κάποιο κείμενο και στείλτε το.  Μετά από την Αποστολή, κάντε κλικ στο Αποστολή / Παραλαβή για να παραλάβετε το δικό σας μήνυμα.  Έτσι θα δείτε τι θα παραλάβουν και οι άλλοι όταν θα το κάνετε χρήση.


Μυστικότητα της ιδιοκτησίας ηλεκτρονικών διευθύνσεων
Αν βάζετε τους παραλήπτες στα πεδία ΤΟ ή ΠΡΟΣ: και / ή CC:
διευκολύνετε αυτούς που μαζεύουν ή ψαρεύουν ηλεκτρονικές διευθύνσεις για spam, αλλά γίνεστε πιο εύκολος στόχος και για ιούς.
Είναι ιδιαίτερα ενοχλητικό επειδή υπάρχει η λανθασμένη συμπεριφορά της τυφλής προώθησης της αλληλογραφίας - email που περιλαμβάνει και όλους τους προηγούμενους παραλήπτες.

Μην ξεχνάτε να διαγράψετε από το σώμα του κειμένου τις διευθύνσεις των προηγούμενων αποστολών.  Επειδή εμφανίζουν διευθύνσεις από αυτούς που δεν ξέρουν την εθιμοτυπία ή κανόνες συμπεριφοράς, οφείλουμε να τις σβήσουμε πριν πατήσουμε προώθηση του μηνύματος.


Ανεπιθύμητη Ηλεκτρονική Αλληλογραφία ή SPAM
Λόγω της μεγάλης αύξησης του αριθμού των SPAM μηνυμάτων είναι καλλίτερο να μην προσθέσουμε ή να δώσουμε πρόσβαση ηλεκτρονικών διευθύνσεων των φίλων και συνάδελφων σε Ιστοσελίδες.  Αν θέλετε κάποιος να δει μια Ιστοσελίδα, καλλίτερα να αντιγράψετε την διεύθυνση και να το στείλετε μέσω του δικού σας λογαριασμού email - ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.


Ενοχλητικά Αποκομιδής Ηλεκτρονικών Διευθύνσεων (Mail Harvesting)
Τι είναι το Mail Harvesting;  Το Mail Harvesting είναι ένας τρόπος για να μαζεύουν ηλεκτρονικές διευθύνσεις είτε χειροκίνητα είτε με κάποιο προγραμματισμό.
Δηλαδή, άγνωστοι μαζεύουν τις διευθύνσεις για κακή ή εμπορική χρήση και μπορούν να τα συλλέγουν από την αλληλογραφία που στέλνουν φίλοι και συνάδελφοι σε άλλους.
Με αυτό το τρόπο, πουλάνε τις διευθύνσεις ή τις χρησιμοποιούν για να στέλνουν διαφημιστικά ή ενοχλητικά ή ακατάλληλα μηνύματα.


Ιούς από και προς τους παραλήπτες
Πως πιάνω ιούς από φίλους, συναδέλφους, και τρίτους;
Δυστυχώς κάποια προγράμματα καταχωρούν αυτόματα τις διευθύνσεις που έρχονται από την αλληλογραφία που σας στέλνουν.  Αυτό σημαίνει ότι εάν κάποιος πιάνει έναν ιό στον υπολογιστή του και αυτός ο ιός έχει την δυνατότητα να χρησιμοποιεί τις διευθύνσεις στον κατάλογο σας, τοτε θα στέλνει μηνύματα (εμαιλς) σε όλους που είναι γραμμένοι στον κατάλογο σας.


Έχετε άλλες απορίες για το θέμα email - ηλεκτρονικής αλληλογραφίας;

Επικοινωνήστε μαζί μας